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Artículo
Estrategia de gestión de proyectos de innovación por medio de
buenas prácticas en instituciones de educación superior
Innovation project management strategy through best practices in higher
education institutions
Estratégia de gerenciamento de projetos de inovação por meio de práticas
recomendadas em instituições de ensino superior
Michael Prado Alfaro
Universidad Técnica Nacional, Costa Rica
mprado@utn.ac.cr
Resumen
Este artículo es producto de una investigación realizada durante la pandemia
Covid-19 en una institución pública de educación superior, en el primer
trimestre del año 2022, y tiene como objetivo establecer una estrategia para
la mejora de la gestión de proyectos de un programa de innovación, por medio
de buenas prácticas que permitan la estandarización y el logro de los objetivos
que se planteen, propiamente, en el área educativa. Por ende, para su
realización se ejecutó una investigación cualitativa y se desarrolló un
instrumento de recolección de datos que fue suministrado a la población
objeto de estudio. Los principales resultados indican que el programa de
innovación, base de este estudio, cuenta con el respaldo institucional de las
personas en puestos de dirección, lo cual despliega un abanico de
posibilidades para el mejoramiento de las áreas propuestas; se confirma
entonces que hay una alta sincronía en la percepción sobre la incidencia y la
relevancia del programa, por otra parte, se evidencia la necesidad de contar
con más recurso humano debido a la falta de talento para esta área y la
complejidad del tema. Además, se reconoce la necesidad de generar insumos
para la mejora de la metodología utilizada en el programa y se determina la
necesidad de la estandarización de métodos, recursos y prácticas, así como,
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la importancia de la toma de decisiones y la innovación estratégica en la
gestión de proyectos.
Palabras claves: Innovación Estratégica, Gestión de Proyectos, Buenas
Prácticas de Gestión.
Abstract
Based on the research during the first quarter of 2022, this article is aimed to
establish a progress strategy for the project management of the innovation
program through good practices which allow its standardization and the
accomplishment of the objectives that are set. For the realization of this
program, a qualitative investigation was proposed. Moreover, a data collection
instrument was developed to be handled by the population under study. The
main results state that the mainstay of this innovative study program is
endorsed by institutional people in management, which displays multiple
possible scenarios to improve the areas proposed previously, and high
perception synchrony about the incidence and relevance of the program can
be confirmed. By contrast, the need for more human resources is evident due
to the lack of talent management and the complexity of the topic. In addition,
these inputs' necessity has been revealed based on the same methodology
used for the advancement of the program, which determines the
standardization need, decision-making importance, and strategy innovation.
Keywords: Strategic Innovation, Project Management, Best Management
Practices.
Resumo
Este artigo é produto de uma pesquisa realizada durante a pandemia da Covid-
19 em uma instituição pública de ensino superior, no primeiro trimestre do
ano de 2022, e tem como objetivo estabelecer uma estratégia para a melhoria
da gestão de projetos de um programa de inovação, por meio de boas práticas
que permitam a padronização e o alcance dos objetivos que são estabelecidos,
adequadamente, na área educacional. Portanto, foi realizada uma pesquisa
qualitativa e um instrumento de coleta de dados foi desenvolvido e fornecido
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à população do estudo. Os principais resultados indicam que o programa de
inovação, base deste estudo, conta com o apoio institucional de pessoas em
cargos de gerência, o que abre um leque de possibilidades para a melhoria
das áreas propostas; confirma-se, então, que há uma alta sincronia na
percepção do impacto e da relevância do programa, por outro lado, a
necessidade de mais recursos humanos é evidente devido à falta de talentos
para essa área e à complexidade do assunto. Além disso, é reconhecida a
necessidade de gerar insumos para o aprimoramento da metodologia usada
no programa e é determinada a necessidade de padronização de métodos,
recursos e práticas, bem como a importância da tomada de decisões e da
inovação estratégica no gerenciamento de projetos.
Palavras-chave: Inovação estratégica, gerenciamento de projetos, melhores
práticas de gerenciamento.
Introducción
Este artículo es relevante y vigente, puesto que posiciona los proyectos
promotores de innovación, calidad y pertinencia en la gestión estratégica y
operativa de las organizaciones y, en este caso, las instituciones de educación
pública superior no son la excepción, por lo que resulta de vital importancia
investigar sobre la conceptualización, metodología, estandarización, nuevas
tendencias y buenas prácticas de gestión de proyectos de innovación.
En este sentido, grupos de expertos, a nivel internacional, se han conformado
para estandarizar conocimientos, reunir experiencias y fomentar la aplicación
de buenas prácticas en la gestión de proyectos, en las distintas
organizaciones. Es así como surge el manual que alberga toda la descripción
de los procesos y afines denominado el PMBOK Guide-Sexta Edición del Project
Management Institute (PMI). De acuerdo con el PMI® (2017):
El PMIS proporciona acceso a herramientas de software informático (IT),
como herramientas de software para programación, sistemas de
autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración,
sistemas de recopilación y distribución de la información, así como
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interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de
bases de conocimiento corporativas (p. 95).
En virtud de lo anterior, la gestión de proyectos de innovación les permite a
las autoridades y las personas colaboradoras de las organizaciones articular
procesos, tomar decisiones y mejorar la eficiencia y eficacia de sus
operaciones. Asimismo, Mintzberg (2003) define la estructura organizacional
como “las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de
una organización para alcanzar luego su coordinación orientándose al logro de
objetivos” (p. 6). El PMBOK® Guide–Sexta Edición (2017) ubica la estructura
organizacional dentro del contexto de proyectos de la siguiente manera:
Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la
organización a través de su estructura y marco de gobernanza. Para
operar de manera eficaz y eficiente, el director del proyecto necesita
comprender dónde residen la responsabilidad, la rendición de cuentas y
la autoridad dentro de la organización. Este conocimiento ayudará al
director del proyecto a usar de manera eficaz su poder, influencia,
competencia, liderazgo y capacidades políticas para completar con éxito
el proyecto (p. 42).
Es importante mencionar que la gestión de proyectos se desarrolla con base
en cinco grupos de procesos: la iniciación, la planificación, la ejecución, el
monitoreo, el control y el cierre. Todos fundamentales para una correcta
articulación y desarrollo de proyectos de innovación en el contexto
organizacional. Además, en el Project Management Institute (2017) se plantea
lo siguiente:
Los proyectos se llevan a cabo para cumplir objetivos mediante la
producción de entregables. Un objetivo se define como una meta hacia
la cual se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere
lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto
a producir o un servicio a prestar. Un entregable se define como
cualquier producto, resultado o capacidad único y verificable para
ejecutar un servicio que se produce para completar un proceso, una fase
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o un proyecto. Los entregables pueden ser tangibles o intangibles (p.
4).
En este sentido, como parte de la estrategia organizacional es importante
mantener estándares de eficiencia y eficacia para el logro de objetivos y metas
internas. Aunado a que la orientación a los proyectos innovadores por
desarrollar debe contar con un grupo especializado de profesionales con
conocimientos y formación en el área para orientar correctamente a quienes
están plasmando sus ideas en un proyecto.
Asimismo, es importante dilucidar que el cambio es parte de todo proyecto y
se da cuando las mismas empresas desarrollan una estrategia para el negocio,
seguido de una iniciativa que se alinea a dicha estrategia. Esto impulsa a
diferentes transformaciones en la organización para llegar al punto deseado
y, por lo tanto, requiere de una buena gestión para llevar a cabo la estrategia.
El PMI (2017) señala “la gestión de cambios es un método exhaustivo, cíclico
y estructurado para lograr la transición de individuos, grupos y organizaciones
desde una situación actual a una futura con ventajas previstas para la
empresa” (p. 7).
A raíz de lo planteado anteriormente, es relevante indicar que la innovación
es un cambio que introduce novedades y que se refiere a modificar elementos
ya existentes, con el fin de mejorarlos y renovarlos. De acuerdo con el
Diccionario de la Lengua Española (s.f.) este término proviene del latín
"innovatio" que significa "crear algo nuevo", y está formada por el prefijo "in-
" (que significa "estar en") y por el concepto "novus" (que significa "nuevo").
Además, en el uso coloquial y general, el concepto se utiliza de manera
específica en el sentido de nuevas propuestas, nuevos inventos y sus
implementaciones económico-sociales.
Reflexión
A continuación, se hace referencia al marco reflexivo bajo el cual se estará
analizando la información proporcionada en el presente artículo, se alude al
análisis de reflexiones sobre la temática por tratar, la cual es muy importante,
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actualmente, conocer con el fin de lograr la estandarización de proyectos de
innovación orientados al área educativa.
En este sentido, la gestión de proyectos impulsa el desarrollo de las
organizaciones, puesto que coadyuva en la definición de nuevas líneas de
trabajo, la inclusión activa de las personas colaboradoras, la invención de
estrategias y acciones, la reconfiguración de las prácticas internas, la
generación de más posibilidades de posicionamiento estratégico, entre otros.
Aunado a lo anterior, un área del conocimiento bien implementada en la
gestión de proyectos es vital para el desarrollo exitoso de cualquier proyecto,
según el PMI®, “un área de conocimiento es un área identificada de la
dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se
describe en términos de los procesos, prácticas, entradas, salidas,
herramientas y técnicas que la componen” (Project Management Institute,
2017, p. 21). Por ende, todo proyecto se debe regir por una serie de
lineamientos y características, así como guías estandarizadas de operación,
con el fin de obtener un marco común de trabajo fundamentado en los
principios de eficiencia y eficacia.
A continuación, se plantean las diez áreas del conocimiento, descritas por el
PMI® claves para el desarrollo de buenas prácticas en la gestión de proyectos
de innovación:
Gestión de la Integración del Proyecto: “Incluye los procesos y
actividades para identificar, definir, combinar, unificar, y coordinar los
diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos” (Project Management
Institute, 2017, p. 23).
Esta integración resulta vital para mantener una armonía en los procesos
articulados con las necesidades y los objetivos que se deriven del proyecto de
innovación.
Gestión del Alcance del Proyecto: “Incluye los procesos requeridos para
garantizar el éxito del proyecto. Incluye todo el trabajo requerido y
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únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito” (Project
Management Institute, 2017, p. 23).
El alcance determina o delimita lo que se va a realizar en el proyecto de
innovación, con el fin de tener claro las limitaciones, las delimitaciones y los
alcances del proyecto, así como los procesos para llevarlo a cabo con éxito.
Gestión del Cronograma del Proyecto: “Incluye los procesos requeridos
para administrar la finalización del proyecto a tiempo” (Project
Management Institute, 2017, p. 24).
La administración del tiempo resulta vital en la gestión de proyectos de
innovación, debido a que los plazos y el cumplimiento de las actividades
propician una entrega acorde con los requerimientos y necesidades del
proyecto.
Gestión de los Costos del Proyecto: “Incluye los procesos involucrados
en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento,
gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado” (Project Management Institute, 2017,
p. 24).
A raíz de la situación pandémica por Covid-19, los efectos sufridos en el mundo
entero saltan a la vista, y el tema presupuestario se encuentra dentro de los
primeros puntos por considerar, siendo la administración del dinero un proceso
vital para la viabilidad y factibilidad del proyecto de innovación.
Gestión de la Calidad del Proyecto: “Incluye los procesos para incorporar
la política de calidad de la organización en cuanto a la planificación,
gestión y control de los requisitos de calidad del proyecto y el producto,
a fin de satisfacer las expectativas de los interesados” (Project
Management Institute, 2017, p. 24).
La calidad permite generar una reputación y confianza ante los interesados,
siendo vital gestionar proyectos de renombre que permitan ser el sello que
represente al gestor de proyectos de innovación.
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Gestión de los Recursos del Proyecto: “Incluye los procesos para
identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión
exitosa del proyecto” (Project Management Institute, 2017, p. 24).
La administración del talento debe ser un pilar dentro de los proyectos de
innovación, con el fin de contar con el recurso humano, apto y con las
competencias y habilidades necesarias para hacerle frente al arduo proceso
de proyectos de innovación.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: “Incluye los procesos
requeridos para garantizar que la planificación, recopilación, creación,
distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo
y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y
adecuados” (Project Management Institute, 2017, p. 24).
La comunicación asertiva y la inteligencia emocional utilizada para la gestión
de comunicaciones son trascendentales para gestionar proyectos libres de
reprocesos y de estrés por una mala, nula o pobre comunicación.
Gestión de los Riesgos del Proyecto: “Incluye los procesos para llevar a
cabo la planificación de la gestión, identificación, análisis, planificación
de respuesta, implementación de respuesta y monitoreo de los riesgos
de un proyecto” (Project Management Institute, 2017, p. 24).
Resulta indispensable para un proyecto de innovación, promover la
identificación de posibles riesgos asociados a variables internas y externas que
puedan vulnerar los procesos de entradas y salidas de proyectos.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: “Incluye los procesos
necesarios para la compra o adquisición de los productos, servicios o
resultados requeridos por fuera del equipo del proyecto” (Project
Management Institute, 2017, p. 24).
Las adquisiciones de materiales de calidad y el precio juegan un papel
relevante, en este caso, el contar con la materia prima en el tiempo
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establecido y el cumplimiento de plazos de entrega, además de contar con
material de calidad, son elementos indiscutiblemente necesarios para el éxito.
Gestión de los Interesados del Proyecto: “Incluye los procesos
requeridos para identificar a las personas, grupos u organizaciones que
pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las
expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para
desarrollar estrategias de gestión adecuadas, a fin de lograr la
participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución
del proyecto” (Project Management Institute, 2017, p. 24).
Por último, es relevante considerar las expectativas, las necesidades y los
deseos de los interesados del proyecto, con el fin de promover buenas
prácticas de su involucramiento en el proyecto para la gestión saludable de
toma de decisiones, antes y durante el proyecto con la finalidad de una
entrega satisfactoria al cliente final.
Dada la explicación de las diez áreas del conocimiento según las cuales se
construye el presente artículo, es relevante mencionar que dichas áreas de
conocimiento descritas no necesariamente deben seguir un mismo orden
durante la gestión de un proyecto.
Si bien tienen una secuencia lógica, la gestión de riesgos debe ser llevada a
cabo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Por otra parte, la gestión de
interesados es necesario llevarla a cabo al inicio del proyecto para entender
los requerimientos. Cada proyecto es único y, como tal, debe identificar qué
Áreas de Conocimiento y qué métodos de gestión de proyectos utilizar. Lo
anterior, porque no siempre todas las áreas de conocimientos se utilizan para
los proyectos.
Se hace evidente que el programa de innovación estudiado requiere áreas de
oportunidad de mejora, entre ellas la estandarización y la actualización del
proceso, la metodología, el cambio en prácticas para la toma de decisiones y
la innovación estratégica en la gestión de proyectos. Se puede precisar que
las razones primordiales o de más peso para implementar buenas prácticas en
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la gestión de proyectos son la estandarización del proceso, la toma de
decisiones, la innovación estratégica, la competitividad y el posicionamiento
en el mercado, todas estructuradas por orden de prioridad.
Además, de los resultados obtenidos se logra analizar y evidenciar que el
programa de innovación base de estudio cuenta con un porcentaje de 100 %
de relevancia para la institución, lo cual despliega un abanico de posibilidades
para el mejoramiento de las áreas propuestas, debido al posible compromiso
e interés de la alta jerarquía institucional con este programa.
Por otra parte, en cuanto a la comunicación utilizada se evidencia que existe
un nivel de comunicación formal a lo largo de la gestión del proyecto, sin
embargo, podría contener elementos de mejora continua con el fin de
perfeccionar esta área.
En esta misma línea, es relevante analizar que se despliega la posibilidad de
mejora, en cuanto a la necesidad, al refrescamiento, la actualización y la
estandarización en la metodología del programa, basado en las buenas
prácticas de gestión de proyectos. Se identifica la necesidad de ampliar o
desarrollar el módulo de capacitación, donde se preparen a las personas en
buenas prácticas de gestión de proyectos, lo cual propicia el acercamiento y
el interés por desarrollar una propuesta innovadora con base en las exigencias
actuales del mercado.
El análisis que se desprende a partir de los resultados obtenidos, en cuanto a
la estrategia requerida para este programa en particular, se vincula
directamente con las ocho áreas del conocimiento planteadas anteriormente
y que deben ejecutarse a lo largo de todo el proyecto, con el fin de establecer
una metodología actualizada y estandarizada de acuerdo con las necesidades
del proyecto de innovación.
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Conclusiones
A partir de la investigación que fundamenta el artículo, el análisis, la reflexión,
así como el problema planteado, es posible determinar las siguientes
conclusiones:
Se logra identificar, de acuerdo con los hallazgos encontrados, que las áreas
de mejora del programa de innovación son la estandarización y la actualización
del proceso, la metodología, la mejora en prácticas para la toma de decisiones
y la innovación estratégica en la gestión de proyectos.
Se puede precisar que las razones primordiales o de más peso para
implementar buenas prácticas en la gestión de proyectos son la
estandarización del proceso, la toma de decisiones, la innovación estratégica,
la competitividad y el posicionamiento en el mercado.
Se destaca que juegan un papel fundamental para la mejora en los proyectos
de innovación ocho áreas del conocimiento: gestión del cronograma, gestión
de la integración, gestión de los costos, gestión del alcance, gestión de la
calidad, gestión de comunicaciones y, por último, la gestión de los recursos
humanos y gestión de riesgos.
De los resultados obtenidos se logra evidenciar que el programa de innovación
base de estudio, cuenta con un porcentaje de 100 % de relevancia para la
institución.
Asimismo, se concluye que en cuanto a la comunicación utilizada se evidencia
que existe un nivel de comunicación formal a lo largo de la gestión del
proyecto, sin embargo, se destaca que este podría contener elementos de
mejora continua, con el fin de perfeccionar esta área.
Se determina la necesidad de ampliar o desarrollar el módulo de capacitación,
donde se preparen a las personas en buenas prácticas de gestión de
proyectos.
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Se evidencia una necesidad importante de establecer y ejecutar una
metodología estandarizada y actualizada, de acuerdo con las áreas del
conocimiento anteriormente analizadas, de acuerdo con la guía PMBOK.
Finalmente, se sugiere brindar un seguimiento constante de la
implementación de las áreas del conocimiento para la eficiencia en la gestión
de los proyectos, con el fin de optimizar procesos y potencializar estrategias
de innovación por medio de buenas prácticas.
Referencias
Mintzberg, H. (2003). Diseño de organizaciones eficientes. El Ateneo.
Project Management Institute. (2017). A guide to the project management
body of knowledge (PMBOK guide). Newtown Square, PA: Project
Management Institute.
Real Academia Española (s.f.). Innovación. En Diccionario de la lengua
española. https://dle.rae.es/innovaci%C3%B3n
